Hallo, mein Name ist Piotr Popławski, ich bin Vorstandsvorsitzender von Support Online, einem Unternehmen, das sich mit IT-Outsourcing beschäftigt . Das 80-köpfige Team unseres Unternehmens agiert dynamisch sowohl auf dem polnischen als auch auf dem internationalen Markt.
Mein Hobby ist das Segeln, ich bin Steuermann und wann immer ich die Gelegenheit dazu habe, gehe ich zur See. Meine Leidenschaft lehrte mich Respekt vor dem Meer, Vertrauen in die Besatzungsmitglieder, Ausdauer im Handeln und Selbstbeherrschung unter schwierigen Bedingungen.
Zu Beginn des Jahres 2020 hatte ich keine Ahnung, dass Support Online, wo ich der Kapitän bin, von dem Sturm betroffen sein würde, den die COVID-19-Pandemie mit sich brachte.
Ein Sturm naht
Ich kann mir nicht vorstellen, den Hafen ohne die aktuelle Wettervorhersage zu verlassen. Wenn die Wettervorhersage schlecht ist und ich den Yachthafen verlassen muss, reffe ich die Segel, verteile Aufgaben und bereite mich und die Crew auf schwierige Bedingungen vor.
Die Geschäftsführung von Support Online hat die Informationen über die bevorstehende Pandemie nicht heruntergespielt. Anfang März 2020 haben wir einen Krisenstab gegründet, ein dreiköpfiges Team, das uns sicher durch die Pandemie führen sollte. Die Entscheidungen des Krisenstabes zielten auf:
- Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter,
- das Unternehmen auf scheinbar schwierige Tage vorzubereiten.
Wir haben die routinemäßigen Besuche bei unseren Kunden sofort eingestellt, um die Übertragung des Virus zu verhindern. Das Team stellte auf Remote-Arbeit um. Damit die Mitarbeiter diese nicht im Büro stehen lassen müssen, haben wir Dienstwagen an die Teams verteilt. Außerdem stellten wir allen Mitarbeitern Desinfektionsmittel und persönliche Schutzausrüstung zur Verfügung. Wir haben Regelungen zur Büroarbeit für Personen eingeführt, die im Büro erscheinen müssen. Wir haben TeamViewer-Lizenzen, ein Softphone (Asterisk) und erhöhte Serverressourcen angeschafft, um einen reibungslosen Betrieb über VPNs zu gewährleisten. Wir haben auch Vorkehrungen getroffen, um zu verhindern, dass die sanitären Einrichtungen vom Hauptbüro abgeschnitten werden. Dies konnten wir effizient durchführen, da wir bei der Implementierung von ISO27001 für die Redundanz unserer Hauptsysteme an zwei Standorten gesorgt haben. Die Möglichkeit, 1 Tag pro Woche remote zu arbeiten, nutzten wir bereits seit über einem Jahr. Es musste einfach erweitert werden.
10 auf der Beaufort-Skala
Heulender Wind, Wellen, die über das Deck krachen, Seekrankheit bei der Besatzung, Plackerei am Ruder…. Gefragt sind Selbstbeherrschung und die Stimme eines Kapitäns, dem alle vertrauen.
Unsicherheit löst oft Panik aus.
Viele unserer Kunden haben ihre Zahlungen ausgesetzt. Wir haben auch offizielle Anfragen erhalten, die Abonnementgebühr zu senken. Wir beliefern viele Hotels, Restaurants und Eventorganisationen. Derartige Aktivitäten wurden praktisch eingestellt. Wir waren daher gezwungen, einige Dienste einzustellen. Die von uns durchgeführten Projekte wurden eingefroren, und die Unternehmen stellten auch den Kauf neuer IT-Geräte ein.
Darüber hinaus verzeichneten wir bei sinkenden Umsätzen einen Anstieg des Arbeitsaufwands, da Unternehmen massiv Fernarbeit einführten. Support Online-Techniker leisteten in dieser Zeit häufig Überstunden, um unsere Kunden zu unterstützen.
Flauta (ruhig auf See) – wir organisieren Aktivitäten für die Crew
An Bord gibt es immer viel Arbeit: Ob die Liegeplätze frei sind, Sie müssen die Kraftstofffilter, das Laufrad und den Seewasserfilter überprüfen und sogar das Deck waschen.
Nach der Einführungsphase der Remote-Arbeit kam es bei den Kunden zu Stillstand. Die Geschäftsführung von Support Online überlegte, ob es notwendig sei, Stellen abzubauen, Gehälter zu kürzen oder gar Entlassungen zu beschließen. An Beispielen mangelte es nicht. Wir haben uns jedoch entschieden, die ungenutzte Zeit der Ingenieure zu nutzen, indem wir interne Projekte einbeziehen:
- Asterisk – Implementierung einer neuen Telefonvermittlungs-Management-/Reporting-Software
- Implementierung einer neuen Website https://www.support-online.at/
- AntiPhising-Projekt – wir überprüfen die Phishing-Resistenz von Unternehmen, wir verbessern das Bewusstsein der Benutzer durch Online-Schulungen, die Website www.phishingstop.pl wird erstellt
- Einführung neuer Marketingaktivitäten
- Intensivierte Schulung der Mitarbeiter
Für so eine Flaute war ziemlich viel los????
Darüber hinaus haben wir erstmals ein ISO27001 „Re-Audit“ komplett aus der Ferne durchgeführt. Remote oder stationär, Zertifikat erneuert.
Interessanterweise stellten wir auch kleine Einsparungen fest, die die Fernarbeit mit sich brachte. Kaffee geht 20-mal langsamer zur Neige als vor der Pandemie, die Treibstoffkosten für Firmenwagen sind um mehr als die Hälfte gesunken und wir zahlen weniger für Strom.
Es fängt an zu winden
Der Ausdruck auf den Gesichtern der Segler, wenn der Wind zurückkehrt und die Segel füllt, ist unbezahlbar, los geht’s!
Entlastung für Unternehmen. Seit Juli 2020 haben Unternehmen schrittweise Projekte freigeschaltet. Die Aktivitäten mit der neuen Website und AdWords führten zu einer Welle an Anfragen potenzieller Kunden. Das Anti-Phishing-Projekt hat sich weiterentwickelt. Es gibt viel Arbeit. Die Personalabteilung widmete sich wieder der Rekrutierung neuer Mitarbeiter.
Trimmen der Segel
Kleine Veränderungen an den Schoten, eine halbe Umdrehung am Spill, die Joche wie mit dem Segel verschweißt. Dadurch fährt das Boot einen halben Knoten schneller. Niemand wird unseren Platz in der Marina oder einen Tisch in einem Hafenrestaurant einnehmen.
Es gibt eine dritte Welle von COVID-19, die im Grunde keine Auswirkungen auf uns hat. Wir arbeiten gemäß den Verfahren und fördern Impfungen.
Die Frage ist: „Werden wir nach der Pandemie wieder ins Büro zurückkehren?“
Ist es sinnvoll, in die Büros zurückzukehren, da unser Schiff den Pandemiesturm überstanden hat, Remote-Arbeitsverfahren entwickelt hat und keine Qualitätsverluste zu verzeichnen sind? Wir haben 3 Standorte: Warschau, Gdynia, Krakau. Brauchen wir alle Büros? Was denken Mitarbeiter? Welche Aspekte sollten wir berücksichtigen?
Wir gründen eine Gruppe für Veränderungen in der Arbeitsorganisation. Wir wollen die während der Pandemie gesammelten Erfahrungen nutzen, um die Effizienz und Qualität der Arbeit zu steigern und Kosten zu senken. Das eingesparte Geld kann beispielsweise für die Mitarbeiterschulung ausgegeben werden. Was wir am wertvollsten haben, ist ein Team kompetenter Menschen, die bereit sind, sich neuen Herausforderungen zu stellen. Mit einem solchen Team lohnt es sich, bis in die entlegensten Gewässer zu segeln.
Support Online unterstützt seit über 20 Jahren polnische und ausländische Unternehmen im IT-Bereich. Wir betreuen Kunden aus der Ferne und bei Besuchen. Unser „Know-how“ hat es uns ermöglicht, bewährte Praktiken und Methoden zu entwickeln, die unseren Kunden helfen, sich täglich weiterzuentwickeln. Wir bieten umfassende IT-Dienstleistungen , technischen Support ( Helpdesk ), Cloud-Lösungen und vieles mehr.
Haben Sie irgendwelche Fragen? Kontaktiere uns!
Piotr Popławski
Präsident des Vorstands von Support Online
