Wenn Sie in einem Büro arbeiten, sind Sie an einen bestimmten Ablauf von Tätigkeiten gewöhnt. Sie haben Ihre eigenen Möglichkeiten entwickelt, mit anderen Kollegen und Auftragnehmern in Kontakt zu treten. Sie nutzen die von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellten Anwendungen auf eine für Sie komfortable und effiziente Weise. Wenn das Unternehmen nicht über eine ausgeprägte Remote-Arbeitskultur verfügt, kann das Unternehmen auf verschiedene Arten von Problemen stoßen.
Eine davon ist die sichere Dateifreigabe. Ihr Unternehmen nutzt wahrscheinlich einen eigenen Serverraum. Wenn Sie aus irgendeinem Grund von zu Hause aus arbeiten müssen, kann der Zugriff auf Dateien schwierig sein. Sicherheit, Komfort und Arbeitseffizienz werden in Frage gestellt. Abhilfe schaffen Online-Lösungen.
In diesem Artikel finden Sie Beispiele für in der Cloud verfügbare Anwendungen. Die beschriebenen Lösungen machen die Arbeit mit Dateien einfacher und effizienter.
Schauen Sie sich für File-Sharing-Lösungen die Office365-Suite mit OneDrive und Sharepoint sowie das konkurrierende NextCloud-System an.
Hauptvorteile von Online-Filesharing-Anwendungen:
- Zugriff von überall auf der Welt,
- Zusammenarbeit mehrerer Personen gleichzeitig an derselben Datei, – automatische Datensicherung,
- integrierte Verschlüsselung.
Die häufigsten Probleme beim Fernzugriff auf Dateien und wie man damit umgeht?
Kein Dateifreigabesystem
Dokumente werden hauptsächlich als Anhang in einer E-Mail versendet. In dieser Situation füllt sich das Postfach schnell und auf der Festplatte des Computers ist nur noch sehr wenig Speicherplatz vorhanden. Sobald das Limit überschritten ist, können Sie keine E-Mail-Nachrichten mehr senden oder empfangen.
Lösung?
Dank Office365 oder NextCloud erhält das Unternehmen einen sicheren, bequemen und zentralen Ort für den Dateiaustausch. Dadurch werden alle wichtigen Daten an einem Ort gespeichert. Dadurch wird es einfacher, ihre Sicherheit zu gewährleisten und die richtigen Dateien zu finden.
Sicherheits- und Datenschutzprobleme
Das Versenden von Dateien per E-Mail ist nicht sicher. Jeder, der Zugriff auf unser Postfach hat, kann deren Inhalte lesen, sofern diese nicht durch ein zusätzliches Passwort oder eine Verschlüsselung geschützt sind. Auch die Übertragung von Dateien zwischen Ihrem Computer und Server gefährdet Ihr Unternehmen. Möglicherweise ist Ihr Heimcomputer infiziert.
Lösung?
Beide vorgestellten Lösungen (Office365 und NextCloud) bieten Datenverschlüsselung und doppelte Authentifizierungskonfiguration. Der Zugriff auf die Daten wird dann doppelt geschützt: mit einem Passwort und der zweiten gewählten Methode. Dies kann die Google Authenticator-App, die Microsoft Authenticator-App oder ein USB-Stick sein.
Keine Kontrolle über die Dateiversion
Wenn Sie gemeinsam an der Bearbeitung einer Datei arbeiten, kann es zu Verwirrung hinsichtlich der aktuellen Version kommen. Wenn drei Personen gleichzeitig eine Datei bearbeiten, kann man leicht den Überblick verlieren. Das gleiche Dokument kann auch in mehreren verschiedenen Ordnern abgelegt werden.
Lösung?
Die Möglichkeit für mehrere Personen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten und eine Version der Datei zu speichern, zu der sie zurückkehren können, ist die Domäne von Cloud-Anwendungen. Office365 und NextCloud ermöglichen die Bearbeitung von Dokumenten in einem Webbrowser, die Dateiversionierung und das automatische Speichern von Änderungen.
Verbindungs- und Internetprobleme
Ihre Internetverbindung zu Hause kann überlastet sein, wenn Ihre Kinder beispielsweise Filme schauen. Wenn Sie am Stadtrand wohnen, ist der Internetzugang möglicherweise nur über ein Mobilfunknetz verfügbar.Möglicherweise ist Ihr Computer auch zu ineffizient, um die Arbeit ordnungsgemäß und pünktlich zu erledigen.
Lösung?
Die in der Webanwendung bearbeitete Datei wird automatisch gespeichert. Sie können auf einem anderen Gerät und von überall aus weiterarbeiten. Dies kann auch durch eine andere Person erfolgen, die Zugriff auf das gleiche Dokument hat.
Konversationsthreads zum Thema „Auseinanderfallen“.
E-Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang gehen schnell im Durcheinander anderer Nachrichten unter.Mit Cloud-Anwendungen können Sie E-Mails in Ordner sortieren, Markierungen zuweisen und Regeln erstellen. Allerdings ist es sehr schwierig, etwas Bestimmtes zu finden. Es ist auch leicht, einen Fehler zu machen – man kann zum Beispiel an die falsche Person schreiben.
Lösung?
Durch die Verwendung von Cloud-Anwendungen können Sie sich auf die Arbeit an einer Kopie einer Datei konzentrieren, ohne diese zwischen Kollegen übertragen zu müssen. Sie können Dokumente innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation teilen. Dies macht den Dateiaustausch äußerst flexibel und sicher.
Große Dateien
Datenanalysten, Grafikdesigner, Buchhalter, Programmierer – sie alle müssen möglicherweise große Informationsmengen verarbeiten. Dann wird sowohl das E-Mail-Programm mit seinen Grenzen als auch die langsame Verbindung mit dem Versenden nicht zurechtkommen.
Lösung?
Für Cloud-Anwendungen gelten ebenso wie E-Mail-Programme Dateigrößenbeschränkungen, diese sind jedoch um ein Vielfaches größer. Es ist nicht erforderlich, Dateien zwischen Ihrem Computer und dem Server zu übertragen. Bei Bedarf bieten OneDrive und NextCloud jedoch eine Datensynchronisierung an.
Dateien öffnen sich langsam
Die Arbeit an auf dem Server gespeicherten Dokumenten kann deutlich langsamer sein als in Internetanwendungen. Das Dokument „in der Cloud“ muss nicht auf Ihren Computer heruntergeladen werden. Das Herunterladen einer großen Datei und das Zurücksenden kann lange dauern. Sollte bei diesem Vorgang ein Fehler auftreten, wird dieser abgebrochen.
Lösung?
Das Bearbeiten eines über einen Webbrowser zugänglichen Dokuments kann schneller gehen als die Verwendung einer Verbindung zum Dateiserver Ihres Unternehmens, insbesondere wenn Sie Internetprobleme haben.
Durch die OneDrive- und NextCloud-Synchronisierung können Sie offline arbeiten. Wenn die Internetverbindung wiederhergestellt ist, wird die Datei wieder auf die Cloud-Server hochgeladen.
Keine Sicherung
Wahrscheinlich hat jeder von uns ein Dokument, an dem wir lange gearbeitet haben, das wir vergessen haben zu speichern und das wir für immer verloren haben. Die Dateiressourcen des gesamten Unternehmens sollten mit einer Notfallkopie gesichert und ungenutzte Dateien archiviert werden. Als Nutzer haben Sie hierauf keinen Einfluss. Sie müssen Dateien, die Ihnen wichtig sind, persönlich sichern.
Lösung?
Office 365 und NextCloud bieten automatische Dateispeicherung und Versionierung. Dank ihnen speichern Sie Änderungen in Ihren Dokumenten. Sie schützen sich auch vor den Auswirkungen von „Ransomware“-Angriffen, also der Datenverschlüsselung, um ein Lösegeld zu erpressen. Dank der Versionierung können Sie Daten aus einer früheren Version einer Datei problemlos wiederherstellen.
Zusätzliche Vorteile durch Cloud-Anwendungen
Die Office365-Suite besteht aus einer Reihe zahlreicher Anwendungen, die miteinander integriert sind. Es ist möglich, Daten aus einer Anwendung in einer anderen zu verwenden, z. B. durch das Speichern einer Excel-Tabelle oder eines OneNote-Notizbuchs im OneDrive-Dateibereich.
Ein sehr interessantes Feature ist die automatische Synchronisierung des Desktops, des Dokumentenordners und der Fotos mit dem OneDrive des Benutzers. Daher erhält das Unternehmen neben dem gesamten Dateiaustauschsystem auch die Möglichkeit, Daten auf den Computern der Benutzer zu sichern.
Bei der Arbeit außerhalb des Firmenbüros können Sie bequem und effizient Anwendungen nutzen, die den Zugriff auf Dateien über das Internet ermöglichen. Herkömmliche Server- oder E-Mail-Übertragungen bringen Sicherheits- und Leistungsprobleme mit sich. Mit dem Office365-Paket, insbesondere OneDrive, Sharepoint und NextCloud, können Sie diese verhindern. Darüber hinaus erleichtern sie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens und seinen Auftragnehmern.
Das IT-Unternehmen Support Online bietet im Rahmen seiner IT-Dienstleistungen viele moderne Lösungen an, darunter auch die Implementierung des Office 365 (Microsoft 365)-Pakets. Mit diesem Service können Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen koordinieren und besser organisieren. Das Tool von Microsoft enthält mehrere Anwendungen, die Ihren Mitarbeitern ein effizientes Arbeiten auch außerhalb des Büros ermöglichen.
Bitte kontaktieren Sie uns , wir beantworten gerne alle Ihre Fragen.
Maciej Ochal
Microsoft-Administrator und Trainer bei Support Online
