Teams erfreuen sich im Zuge der Ausbreitung der Coronavirus-Pandemie immer größerer Beliebtheit. Arbeitsplätze und Schulen haben begonnen, Online-Besprechungslösungen zu nutzen. Darüber hinaus hat Microsoft aufgrund des Supportendes für den Vorgänger Skype for Business bereits die Nutzung einer kostenlosen Testversion von Teams empfohlen.
Teams ist eine Anwendung, die den Zugriff auf verschiedene Microsoft-Cloud-Technologien kombiniert – Skype, Sharepoint, Outlook, OneNote, Outlook, Azure . Darüber hinaus ermöglicht es die Integration mit externen Anwendungen. All dies in einem Verwaltungspanel, auch auf mobilen Geräten.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Funktionen, die die Arbeit mit der Anwendung erleichtern, sowie über die weniger bekannten oder versteckten Funktionen von Teams.
Aufgaben nach Planer und Aufgaben
Wie können Sie vermeiden, zu spät zu einem Meeting zu kommen, einen Geburtstag zu vergessen oder die Rechnung eines Kunden zu vergessen? Wie kann der Prozess der Erledigung der den Untergebenen zugewiesenen Aufgaben gesteuert werden? Wie und wo werden Erinnerungen und Aufgaben festgelegt? Microsoft hat mehrere Verwaltungskanäle bereitgestellt: Outlook, To Do, Planner. Bis vor Kurzem musste man jeden dieser Orte separat steuern. Jetzt brauchen Sie nur noch Teams, ein Kontrollzentrum, ein Overlay für mehrere Anwendungen, das alle Aufgaben an einem Ort anzeigt. Die Teams werden Sie auch an die abgelaufene Frist erinnern.
Gespeicherte Nachrichten
Sie können wichtige Informationen markieren. Wenn Sie die Option „Diese Nachricht speichern“ verwenden, wird sie in eine separate Liste kopiert. Sie müssen nicht in den Chats anderer Personen danach suchen.
In den Kontooptionen, die in der oberen rechten Ecke des Bildschirms verfügbar sind, erhalten Sie Zugriff auf gespeicherte Nachrichten.
Durch Auswahl von „Aus gespeicherten Nachrichten entfernen“ verschwindet diese Nachricht aus der Liste.
Suchbereich
Möchten Sie eine Nachricht anhand ihres Inhalts finden? Nutzen Sie die integrierte Suchmaschine. Geben Sie ein beliebiges Stichwort in das Feld in der Mitte der App ein und Sie erhalten Suchergebnisse in der Nachrichtenansicht.
Befehle
Verwenden Sie im Suchfeld die Taste „/“, um zu den Befehlen zu navigieren. Probieren Sie beispielsweise den Befehl „/acty“ aus, vervollständigen Sie ihn mit der „TAB“-Taste, geben Sie die ersten Zeichen des Vor- oder Nachnamens der Person ein, deren Aktivitätsverlauf in Teams Sie sehen möchten, und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn Sie nur „/“ eingeben, wird eine Liste mit Befehlen angezeigt.
Die vollständige Liste der Befehle und Beschreibungen finden Sie auf der Microsoft-Website [i] .
Geben Sie „@“ in das Suchfeld ein – Sie sehen eine Liste der verfügbaren Anwendungen.
Geben Sie „@“ in das Suchfeld ein, gefolgt vom Anfang des Vor- oder Nachnamens der Person.
Drücken Sie die Eingabetaste und es erscheint ein Fenster, in dem Sie eine Nachricht an die zuvor ausgewählte Person senden können.
Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf das Personensymbol und es öffnet sich ein zusätzliches Chatfenster.
Geben Sie „@praise“ in das Suchfeld ein, während das Chat-Menü aktiv ist. Sie können einer ausgewählten Person ein Abzeichen und einen lobenden Kommentar überreichen. Sie können dasselbe erreichen, indem Sie im Chat das Häkchensymbol auswählen.
Tastaturnavigation
Teams können ohne Verwendung einer Maus bedient werden. Verwenden Sie im Chat-Fenster die TAB- oder Umschalt+TAB-Taste und die Pfeiltasten (Auf- und Ab-Cursortasten), um die Tastaturnavigation zu aktivieren. Anschließend können Sie das aktive Objekt mit den Auf- und Ab-Pfeilen ändern. Wählen Sie den ersten Buchstaben Ihres Namens oder Chatnamens aus und Sie werden zu einem bestimmten Element weitergeleitet.
Sie können in jedem aktiven Teams-Fenster auf ähnliche Weise navigieren – mit der TAB-Taste, Umschalt+TAB und den Pfeiltasten. Im Hauptfenster befinden sich in der linken Spalte auch Tastaturkürzel zu einzelnen Anwendungen (Aktivität, Chat, Kalender usw.). Die Reihenfolge der Anwendungen ist für die Verknüpfungen verantwortlich – von oben Strg+1 bis Strg+9 unten, für das letzte Anwendungssymbol.
Sie können die Reihenfolge der Symbole ändern, indem Sie das Symbol mit der Maus an eine andere Stelle ziehen.
Weitere Tastaturkürzel finden Sie im beigefügten Menü – drücken Sie Strg + Punkt (.)
Auflösung ändern
Sie können die Auflösung erhöhen oder verringern, indem Sie das Mausrad bewegen und gleichzeitig die Strg-Taste gedrückt halten. Anstelle des Mausrads können Sie zum Ändern der Auflösung auch die Tastenkombinationen „Strg“ und „=“ sowie Strg und „-“ verwenden. Durch gleichzeitiges Drücken von Strg und „0“ wird das Teams-Fenster auf den Standardzoom von 100 % eingestellt.
Chatten Sie mit einem Teilnehmer
Wählen Sie beim Anzeigen von Terminen im Kalender das Kontextmenü aus. „Mit Teilnehmer chatten“ öffnet das Meeting-Chat-Fenster.
Teilen Sie Inhalte in Outlook
Mit der Option „In Outlook teilen“ können Sie eine im Chat gespeicherte Nachricht an andere Personen senden
Annahmen
Wenn Sie ein Dokument von jemand anderem überprüfen und genehmigen lassen müssen, verwenden Sie die Option „Genehmigung“.
Wählen Sie dann die Person oder die Personen aus, an die Sie die Anfrage senden möchten, fügen Sie einen Kommentar hinzu und klicken Sie auf „Senden“.
Genehmiger haben die Möglichkeit, einen Kommentar hinzuzufügen, die Anfrage anzunehmen oder abzulehnen. Sie erhalten jeweils eine Rückmeldung zum versendeten Dokument.
Besprechungsmöglichkeiten
Die Einstellungen für Besprechungsoptionen sind in Teams und Outlook in den Ereignisdetails verfügbar.
Umgehen des Wartezimmers
Wenn Sie möchten, dass das Meeting erst beginnt, wenn Sie als Organisator beitreten, wählen Sie die Option, den Warteraum nicht zu überspringen.
Set: Wer kann Wartezimmer umgehen? Nur ich.
Präsentationsoptionen blockieren
Sie möchten nicht, dass jemand Ihre Inhalte oder Ihren Bildschirm ohne Ihre Erlaubnis teilt? Deaktivieren Sie diese Option.
Set: Wer kann präsentieren? Nur ich
Stumm
Besprechungsteilnehmer schalten unerlaubt das Mikrofon ein? Deaktivieren Sie diese Option.
Festlegen: Teilnehmern erlauben, die Stummschaltung aufzuheben – Ja.
Es ist nicht möglich, die Besprechung zu bearbeiten.
Es kann vorkommen, dass Sie als Organisator des Meetings dessen Details nicht bearbeiten können.
Dies geschieht, wenn Sie auch ein Konto in einer anderen Microsoft 365-Organisation haben und sich der Browser automatisch bei dem anderen Konto anmeldet.
Um auf die Einstellungen zuzugreifen, kopieren Sie den Besprechungslink aus Teams oder Outlook. Führen Sie dann Ihren Browser im privaten Modus (Inkognito) aus und fügen Sie den Link ein. Sie gelangen zu den Besprechungsoptionen.
Sie können jederzeit Hilfe gebrauchen
Teams vereint die Vorteile vieler Anwendungen: Sharepoint, OneDrive, Skype, Planner, Outlook und erleichtert alltägliche Geschäftsaktivitäten. Es verbessert die Kommunikation und Kontakte außerhalb des Unternehmens.
Möglicherweise haben Sie in dem Artikel über Funktionen gelesen, die die Verwendung und Navigation in der neuen Version von Teams erleichtern. Wenn Sie mehr über dieses Programm erfahren möchten, geben Sie Folgendes in das Suchfeld ein: /help. Sie erhalten Informationen unterteilt in Kategorien (für Administratoren, Schulung, am beliebtesten). Sie erfahren mehr über Neuigkeiten und Updates im Programm. Neugierige finden auch Links zu Informationen im Internet.
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Maciej Ochal
Microsoft-Administrator und Trainer bei Support Online
