Angesichts des aktuellen technologischen Fortschritts benötigt selbst das kleinste Unternehmen IT-Tools zur Unterstützung seines Geschäfts. Heutzutage kann sich niemand mehr vorstellen, ohne E-Mail auszukommen. Seit letztem Jahr müssen sich Unternehmen auch mit der Organisation von Remote-Arbeit auseinandersetzen. Zu diesem Zweck werden häufig kostenlose Lösungen verwendet, die jedoch nicht zuverlässig sind. Allerdings können Sie den Arbeitskomfort mit geringem Aufwand deutlich verbessern. Die Lösung ist die Plattform Microsoft 365. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Microsoft-Anwendungen, die auf Cloud-Lösungen basieren und mit denen wir bestimmte Elemente der IT-Infrastruktur effektiv verwalten können.
Mail: Online-Austausch
Viele Unternehmen nutzen kostenlose E-Mail-Dienste, die in ihrem Hosting-Service enthalten sind. Solche Lösungen weisen viele Einschränkungen auf. Es gibt Situationen, in denen der Benutzer eine Datei mit E-Mail-Inhalten unwiderruflich verliert oder es zu Fehlern bei der Synchronisierung einer großen Anzahl von Ordnern kommt, die zum Verlust einzelner Nachrichten führen. Bitte beachten Sie, dass kostenlose Lösungen nicht vollständig für den geschäftlichen Einsatz geeignet sind.
Zu den Basisdiensten im Microsoft 365-Paket gehört die E-Mail-Unterstützung auf Basis des Exchange Online- Dienstes . Was können Sie nach dem Start erhalten?
- Größe – 50 GB E-Mail-Kapazität.
- Volle Mobilität – alle E-Mail-Elemente werden vollständig mit dem Server und verschiedenen Geräten synchronisiert: Computer, Telefon, Tablet.
- Zusätzliche Funktionalitäten – neben der E-Mail selbst können Sie auch Funktionen wie Kalender, Kontakte, Notizen, Aufgaben nutzen.
- Volle Fähigkeit zur Verwaltung des Mailservers – Verwaltung von Postfächern, Sicherheitsmechanismen, E-Mail-Fluss.
Was die Benutzerfreundlichkeit betrifft, bietet Exchange Mail viele Möglichkeiten. Dank der integrierten Tools können Sie Nachrichten auf verschiedene Arten verwalten, gruppieren, markieren und durchsuchen. Sie können Ihre E-Mail-Organisation an Ihre Bedürfnisse anpassen. Exchange Mail funktioniert am besten mit dem Outlook-Client, der Teil der Microsoft Office-Produktivitätssuite ist.
Die Exchange-E-Mail-Verwaltung bietet eine ganze Reihe von Einstellungen und Konfigurationen. Neben Basisfunktionalitäten wie der Posteingangsverwaltung besteht die Möglichkeit, Regeln zur Regulierung des Mailflusses oder Anti-Spam-Filter festzulegen. Sie können auch Berichte über gesendete oder empfangene Nachrichten erstellen und deren Zustellungsstatus überprüfen.
Dateien: Onedrive
Eine weitere Anwendung der Microsoft 365-Suite ist OneDrive. Dies ist ein Bereich in der Microsoft-Cloud, in dem wir Daten sammeln können. Wir verfügen über eine Kapazität von bis zu 1 TB. Es ist erwähnenswert, dass andere kostenlose Tools dieser Art uns nur wenige Gigabyte bieten. Zur Unterstützung der Dateiverwaltung kommt eine einfache Anwendung zum Einsatz. Es ist für jede Systemplattform verfügbar: Windows, iOS, Android. Sie können Dateien auch nur mit einem Webbrowser bearbeiten. Eine wichtige Funktion von OneDrive ist das Erstellen einer Sicherungskopie Ihrer Dateien auf Ihrem Computer oder Telefon. Dadurch müssen Sie sich keine Sorgen über Datenverlust machen. Eine weitere Funktion der Anwendung ist die Freigabe Ihrer Dateien für Benutzer innerhalb und außerhalb der Organisation. Fassen wir also die Vorteile der Verwendung von OneDrive zusammen:
- Datenspeicherplatz – 1 TB pro Benutzer,
- Möglichkeit von Backups – sowohl für Computer als auch für mobile Geräte,
- automatische Datensynchronisierung von Ihrem Computer mit der Cloud dank der Onedrive-Anwendung,
- Möglichkeit, Dateien innerhalb und außerhalb der Organisation zu teilen.
Kommunikation: Teams
Ein perfektes Werkzeug für die Kommunikation und den Ressourcenaustausch. Es handelt sich um einen Ersatz für die Skype-Anwendung, die um neue Funktionalitäten erweitert wurde. Die grundlegenden Aufgaben, die mit Teams ausgeführt werden können, sind:
- Videokonferenzen,
- Plaudern,
- Teamarbeit und gemeinsame Nutzung von Ressourcen: Dateien, Notizen, Informationen, E-Mails usw.
- Bildschirm teilen.
Die Anwendung ist recht einfach und die Möglichkeiten enorm. Derzeit gibt es kein Produkt mit vergleichbarer Funktionalität auf dem Markt. Derzeit dominiert Teams bei der Erleichterung der Remote-Arbeit. Es ist Standard in Bildungseinrichtungen. Auf unserer Website finden Sie eine Reihe von Artikeln, die die Einsatzmöglichkeiten von Microsoft Teams für den Unternehmenseinsatz beschreiben:
- Zusammenarbeit mit externen Kunden – Microsoft Teams
- Teams als Werkzeug zur Zusammenarbeit der Mitarbeiter
- Tipps und Tricks für Teams
Informationen: Sharepoint Online
Sharepoint ist eine Reihe von Webanwendungen, mit denen wir ein dediziertes System zur Informationszirkulation und -verwaltung aufbauen können. Die gesamte Struktur basiert auf Websites. Verschiedene Arten von Anwendungen und Bibliotheken können an Websites angehängt werden. Es gibt integrierte vorgefertigte Tools, mit denen Sie einfache Websites erstellen können. Sharepoint bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, die Plattform mit Ihren eigenen, dedizierten Lösungen weiterzuentwickeln. Dadurch erstellen Sie ein Informationszentrum oder Intranet. Eine sehr beliebte Verwendung der Sharepoint-Plattform besteht darin, sie als Datei-Repository für ein Unternehmen zu verwenden. Viele Unternehmen entscheiden sich für diesen Schritt, weil sie dadurch gleichzeitig an Dateien arbeiten können. Die Lösungen, die während der SharePoint-Implementierung erhalten werden können, sind:
- Erstellung von Unternehmenswebsites mit speziellen Inhalten,
- Einführung zentraler Dokumenten-Repositories,
- gleichzeitiges Arbeiten an Dateien,
- Aufbau eines speziellen unternehmensinternen Systems: Informations- oder Datenaustauschsystem.
Aufgabenverwaltung: Planer
Planner ist eine Anwendung, die die Umsetzung zugewiesener Aufgaben unterstützt. Daher können Sie damit einfache Projekte verwalten. Innerhalb der Anwendung ist es möglich, Fächer zu erstellen, die ein bestimmtes Thema repräsentieren. In Fächern werden Objekte für bestimmte Aufgaben erstellt. Jede Aufgabe enthält Elemente wie: Benutzer/Ausführender, Start-/Enddatum, Priorität, Fortschritt, Notizen, Anhänge. Durch die Einrichtung eines Benutzers delegieren wir die Aufgabe an eine bestimmte Person in der Organisation. Die der Aufgabe zugewiesenen Personen werden per E-Mail über Statusänderungen oder ablaufende Fertigstellungstermine informiert. Der größte Vorteil von Planner im Vergleich zu anderen Anwendungen dieser Art ist seine Einfachheit. Durch die Verwendung von Planner erhalten Sie:
- bessere Arbeitsorganisation,
- Kontrolle über die eigenen Aufgaben und die anderen Unternehmensmitgliedern anvertrauten Aufgaben,
- einfaches und automatisiertes Projektmanagementzentrum.
Die oben genannten Tools ermöglichen eine deutliche Verbesserung des Arbeitskomforts in bestimmten Bereichen der Unternehmensinfrastruktur. Zu den Vorteilen der Arbeit mit Microsoft 365 gehört auch die Verbesserung des Informationsflusses im Unternehmen. All dies führt zu der Zeit, die für die Durchführung bestimmter Aktivitäten benötigt wird. Bitte beachten Sie, dass die Anwendungen im Paket eng zusammenarbeiten und die Kommunikation zwischen ihnen vollständig automatisiert ist. Über Onedrive ist es möglich, E-Mails an Teams-Kanäle zu senden oder Dateien mit Sharepoint zu synchronisieren. Die Plattform entspricht vollständig den UODO-Standards. Darüber hinaus stehen zahlreiche Verwaltungstools zur Verbesserung der Datensicherheit in der Cloud zur Verfügung. Die oben dargestellten Probleme sind nur die Spitze des Eisbergs in Bezug auf die Gesamtfähigkeit der Microsoft-Clouddienste.
Möchten Sie Microsoft 365 implementieren? Kontaktiere uns!
Dank der langjährigen Erfahrung unserer IT-Spezialisten bieten wir eine effiziente Einführung von Office 365 in Ihrem Unternehmen. Datenmigration, Umgebungsdesign und laufende Administration (Management) sind nur einige der Vorteile einer Zusammenarbeit mit uns.
Support Online ist ein IT-Unternehmen mit über 20 Jahren Erfahrung. Unser Team besteht aus einer Gruppe qualifizierter IT-Spezialisten, die täglich Dienstleistungen für über 200 Unternehmen auf der ganzen Welt erbringen.
Wenn Sie IT-Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte .
Paweł Zwoliński
Teamleiter im Online-Support
